Pilotage immobilier & financier des espaces flexibles
Vos murs produisent deux flux financiers : le loyer encadré par un bail et le revenu généré poste par poste. Cowookie les relie dans le même jeu de données — du contrat signé à la facture encaissée.
Conçu en France pour les foncières, les exploitants de coworking — un site comme un réseau — et les centres d'affaires.
Captures réelles de l'application · montants remplacés par des valeurs fictives
Ce que personne ne relie
D'un côté un bail, un loyer, une clause d'indexation, des charges et une valeur d'actif. De l'autre des postes vendus, des salles réservées, des abonnements. Les logiciels du marché traitent l'un ou l'autre — et laissent le rapprochement à votre tableur.
Ce que l'actif coûte, vaut et rapporte contractuellement.
Ce que l'espace produit réellement, poste par poste.
Cowookie tient les deux colonnes dans la même base. Un bureau n'est pas une ligne de tableur : c'est un espace rattaché à un bail, à un occupant, à une facture — et à un bâtiment qui a une valeur, des charges et une taxe foncière.
Le produit, vu de votre poste
Les écrans ci-dessous sont ceux de l'application. Sélectionnez votre métier.
Surface, prix d'acquisition, valorisation, plus-value et coûts de gestion annuels sont portés par le bâtiment lui-même — et consolidés au niveau du site puis du portefeuille.
Chaque expertise est datée et conservée : la plus ou moins-value se lit face au prix d'acquisition.
Cinquante-cinq postes de charges rangés en neuf familles — taxes, assurances, charges immobilières, fluides, entretien, travaux, contrôles, frais financiers, honoraires — imputés au bâtiment.
Une charge trimestrielle ou annuelle se déclare une fois : les échéances se matérialisent d'elles-mêmes et les douze prochains mois sont chiffrés.
Chaque facture porte sa TVA, son échéance, sa pièce justificative, et sait si elle s'immobilise ou se refacture aux occupants.
Chaque bâtiment appartient à un lieu ; la vision se consolide du bâtiment au lieu, puis du lieu au portefeuille, carte comprise.
Répartition du capital entre associés, contrôlée pour toujours totaliser 100 %.
Bail classique, convention de mise à disposition, bureau dédié, abonnement nomade, domiciliation commerciale : cinq façons d'occuper vos espaces, un seul cycle — de la négociation à la facture encaissée.
Chaque type a son gabarit de contrat et son état lisible d'un coup d'œil : en négociation, signé, actif, préavis en cours, résilié.
Génération du PDF depuis les données du bail, historique des versions, envoi en signature électronique.
Émission automatique depuis le bail, envoi, prélèvement SEPA, avoirs rattachés et relances paramétrables — le tout sans ressaisie.
Occupation présente et à venir, capacité du pool, taux de foisonnement, abonnements actifs et places restantes du jour.
Planning hebdomadaire par site, détection des conflits, équipements et taux d'occupation par salle.
Vos occupants consultent leur contrat et leurs factures, et signalent un problème sans passer par votre boîte mail.
Un cycle continu
Quatre temps, une seule saisie. Ce que l'espace sait, le bail le sait ; ce que le bail sait, la facture le sait.
Sites, bâtiments, étages, espaces typés et surfaces, avec leur capacité en postes.
Le bail est rattaché à l'espace réellement occupé, avec son préavis et son échéance.
Émission, envoi, prélèvement SEPA et relances déclenchés seuls, à partir du bail.
Occupation, MRR, impayés, échéances à 30 jours, valorisation et coûts de détention.
Facturation automatique
Chaque matin, Cowookie relit les baux actifs, émet les factures dues à la périodicité de chacun, les envoie au contact de facturation, déclenche le prélèvement SEPA, puis met la facture à jour dès que la banque confirme. Vous n'intervenez que s'il y a un problème.
Une facture par bail et par période — mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Jamais deux fois la même : chaque échéance porte sa clé d'unicité.
Le PDF part au contact de facturation et vaut pré-notification SEPA, au moins trois jours avant le débit.
L'occupant signe son mandat sur le parcours bancaire hébergé ; les débits suivants partent seuls, à la date prévue.
En cours, payée, rejetée : la facture change d'état à la confirmation bancaire, et les échecs sont retentés.
Ce que vous ne faites plus
Le bail porte déjà le loyer, la périodicité, la TVA et le contact : la facture s'en déduit, pour un occupant comme pour deux cents.
Le statut de paiement suit le message de la banque. Ce qui reste en rouge est réellement impayé, pas en attente de saisie.
Les relances partent au rythme que vous fixez, avec vos modèles, et s'arrêtent dès que la facture est réglée.
L'IBAN de l'occupant est saisi et conservé chez l'établissement de paiement, jamais dans Cowookie.
Vous gardez la main : chaque interrupteur se coupe séparément, le cycle se relance à la demande, et un mandat manquant n'empêche jamais la facture de partir.
Et, en prime, c'est conforme
Ce que le cycle produit n'est pas un PDF de plus : c'est un Factur-X, lisible par un humain, avec le XML EN 16931 embarqué dans le fichier — le format attendu par la facturation électronique française. Rien à activer : c'est le format par défaut, pour les factures comme pour les avoirs.
Échéance à retenir : à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises devront pouvoir recevoir une facture électronique ; grandes entreprises et ETI devront aussi l'émettre à cette date, les PME et microentreprises à partir du 1er septembre 2027.
L'IA branchée sur vos données
L'assistant n'improvise pas : une vingtaine de requêtes le relient à votre base — occupation, revenu contractualisé, performance financière d'un bâtiment, échéances de bail, impayés, disponibilité d'une salle à une date encore lointaine. Il va chercher, il calcule, puis il affiche les enregistrements sur lesquels il s'appuie. Chaque réponse est vérifiable.
L'assistant ne voit que les données de votre organisation, et rien que votre rôle ne vous autorise déjà à ouvrir. Un occupant n'accède qu'à un sous-ensemble non sensible.
Les fiches affichées sous la réponse viennent de la base, et chacune renvoie vers l'écran correspondant : la vérification prend un clic.
« Quelle surface se libère d'ici mars ? » : l'assistant croise préavis, échéances et réservations pour répondre sur une date à venir, pas seulement sur aujourd'hui.
Chaque personne retrouve ses propres conversations d'une session à l'autre, et peut les effacer quand elle le souhaite.
Comme les actions sensibles, les appels à l'assistant sont inscrits au journal d'audit.
Sur site, pas au bureau
Cowookie s'installe depuis le navigateur, sur iPhone comme sur Android, sans passer par un magasin d'applications. L'occupation du jour, le plan d'un étage, la fiche d'un occupant ou la facture à relancer restent à portée de pouce pendant la visite — et se retrouvent à l'identique sur l'écran du bureau.
Un logiciel, plusieurs métiers
Les permissions se règlent action par action, et vous créez vos propres rôles. Les données financières des bâtiments, par exemple, restent réservées à qui vous décidez.
Deux marchés, un vide au milieu
Les plateformes de coworking savent vendre des postes mais ignorent l'actif. Les logiciels de gestion locative savent quittancer un bail mais ignorent l'exploitation flexible. Cowookie est construit sur la jointure.
| Ce que vous devez piloter | Plateforme de coworking | Logiciel de gestion locative | Cowookie |
|---|---|---|---|
| Réservation de salles et abonnements | Oui | Non | Oui |
| Baux, préavis, dépôt, clause d'indexation | Contrats simples | Oui | Cinq types de baux |
| Pool nomade et foisonnement | Via les abonnements | Non | Modélisé |
| Valorisation d'actif, plus-value, coûts de détention | Non | Selon l'outil | Par bâtiment |
| Domiciliation commerciale | Non | Non | Contrat dédié |
| Émission, prélèvement SEPA et relances automatiques | Abonnements récurrents | Quittancement, selon l'outil | Cycle complet, tous les matins |
| Taxes, charges et travaux imputés au bâtiment | Non | Charges locatives | 55 postes, récurrences et prévisionnel |
| Facture Factur-X au format EN 16931 | Rarement | En cours chez les éditeurs FR | Générée par l'application |
| Assistant IA répondant sur vos données, avec sources | Support commercial | Non | Opérationnel et sourcé |
| Espaces mesurés et reliés au bail | Plan de réservation | Non | Surfaces calculées en base |
Comparaison par catégorie de logiciel, établie à partir des pages publiques des principaux éditeurs français et internationaux. Les fonctions varient d'un éditeur à l'autre au sein d'une même catégorie.
Le contexte
de bureaux flexibles en France, dont environ 5 % du parc de bureaux parisien.
Cushman & Wakefield, 2024de prix moyen par poste et par mois, en baisse pour la deuxième année consécutive : la marge se gagne sur l'occupation.
Ubiqdata, 2025toutes les entreprises françaises devront pouvoir recevoir une facture électronique.
economie.gouv.frSérieux d'exploitation
Chaque organisation est cloisonnée dans la base ; l'accès est contrôlé à chaque requête.
Connexions, résiliations de bail, création d'espace, usage de l'assistant : les actions sensibles sont tracées.
Vingt-trois autorisations réglables — jusqu'au droit de configurer les prélèvements — et des rôles que vous créez vous-même, sans passer par le support.
Conçu et hébergé en France, interface en français et en anglais, pratiques contractuelles françaises.
Parlons de vos mètres carrés
Nous partons de votre situation : nombre de sites, types de baux, part de nomade, outils déjà en place. La démonstration se fait sur vos enjeux, pas sur un jeu de données de démonstration.
